ARMADILHAS DA TECNOLOGIA

Como profissional você sabe que pequenas tarefas podem somar-se rapidamente e duplicar de tamanho. E-mails que não são respondidos dentro do tempo e tarefas administrativas que demoram mais que o previsto, por exemplo, deixam pouco tempo para lidar com coisas mais relevantes e que pedem um tempo maior de dedicação. É muito comum que os pequenos empresários tentem ignorar ou evitar problemas relacionados à tecnologia porque aparentemente são complexos. Um pequeno contratempo tecnológico pode levar à perda de dados críticos, falha de hardware ou violação de segurança.

Por que aprender da maneira mais difícil? Se você tiver as informações corretas para evitar essas armadilhas pode proteger seu negócio e prevenir eventos catastróficos. Iniciamos hoje uma série de dois posts que vão desviar você dos problemas tecnológicos e, conseqüentemente, manter sua empresa mais segura.

ERRO 1: Desprezar o backup

Cerca de 70% das pequenas empresas que sofrem grande perda de dados fecham no prazo de um ano. Isso não quer dizer que a perda de dados sozinha pode causar a falência da sua empresa, mas a questão é que a perda de dados é cara e a recuperação pode ser extremamente demorada. Para se ter uma ideia, pode-se levar 19 dias e gastar US$ 17.000 para recriar apenas 20 MB de dados contábeis e de vendas perdidos, e 42 dias e US$ 98.000 para introduzir dados de engenharia que foram perdidos. E nem está se contando a perda de produtividade e receita, juntamente com os danos à reputação de uma empresa quando ela não consegue respeitar os prazos finais ou cumprir obrigações.

Como observa Jim Gutman, um profissional dono de uma franquia da GEEK, seus dados estão sempre em risco: “A questão não é se (a perda de dados) irá acontecer, mas quando”, afirma ele. Talvez seja assim porque, de acordo com um levantamento conduzido pela Contingency Planning & Strategic Research Corp., não é feito backup regular em 95% das estações de trabalho das empresas . Então, a pergunta é, se ocorrer perda de dados, você tem um plano de backup?

Se o seu computador estiver equipado com o Windows 7 Professional, você já possui proteção interna. Apenas configurando as tarefas Backup e Restauração, seu computador estará automaticamente protegido. Basta você selecionar quais arquivos, pastas, bibliotecas e unidades que precisam de backup — e em que intervalos — e o recurso funcionará automaticamente. Você também pode decidir se quer armazenar os dados em um local da rede, em armazenamento anexado à rede ou em outro computador da sua rede.

ERRO 2: Economizar em segurança

“A Web se tornou o vetor de ataque da vez”, afirma o diretor de pesquisa de uma empresa de desenvolvimento de software líder em segurança. E computadores desprotegidos podem ficar infectados em 8 segundos após ser conectados à Internet, de acordo com um relatório da BBC.

Evidentemente, os custos de um computador vulnerável se estendem muito além da despesa inicial de recuperação. Você se defronta com o bloqueio dos computadores infectados para apagar até a última incidência do vírus, e ao mesmo tempo examina os computadores que não parecem estar contaminados. Tudo isso leva a um tempo de inatividade desgastante para toda a sua organização.

E o que aconteceria se os dados (como as informações confidenciais de clientes) ficassem comprometidos? De acordo com um estudo, 30% das empresas que sobreviveram afirmaram que uma importante violação de segurança tinha o potencial de arruinar totalmente o negócio. Para piorar ainda mais a situação, você também pode ser responsabilizado por qualquer informação que venha a vazar — mesmo que você não seja diretamente responsável.

Com o Windows 7 Professional, você obtém a criptografia avançada de dados com o Encrypting File System (EFS). Quando você criptografa uma pasta com esse recurso, todos os arquivos armazenados ou criados nessa pasta serão automaticamente criptografados — e se usuários não autorizados tiverem acesso ao seu computador, não serão capazes de recuperar seus arquivos protegidos.

ERRO 3: Perder de vista aquilo que lhe pertence

Você consegue dizer quantas licenças de software ou quantos computadores você possui em sua organização? Se você é como a maioria dos pequenos empresários, provavelmente a resposta é “não” e isso pode causar sérios problemas, como a incapacidade de reunir as condições para obter um empréstimo ou outro financiamento (a maioria dos empréstimos das pequenas empresas é garantida pelos ativos do negócio), ou simplesmente não ser capaz de estimar custos de forma precisa ou planejar uma atualização do sistema operacional no tempo certo.

Para muitas empresas baseadas em serviços, como aquelas que trabalham com o mercado financeiro, a área jurídica ou de assistência médica, o aumento de medidas regulamentares podem requerer que os proprietários de negócios monitorem ativos como a infraestrutura de rede mais de perto do que nunca. Como Jane Disbrow, analista da Gartner, afirma: “Se você não sabe em que local estão seus laptops e seu software, como pode afirmar para os agentes reguladores que as informações dos clientes estão sendo mantidas em privacidade?”

O gerenciamento de ativos é uma tarefa crítica para as pequenas empresas. Dependendo do tamanho, há uma série de abordagens, desde o simples uso de uma planilha para acompanhar os ativos, até investir em um programa que permite a você facilmente reunir, classificar e atualizar seu inventário crítico de negócios.

Quando você tiver todos os dados certos compilados e armazenados, lembre-se de fazer o backup deles (com o Backup e Restauração Avançados do Windows 7 Professional) e criptografá-los (usando o Encrypting File System do Windows 7 Professional) para segurança adicional e fácil recuperação.

ERRO 4: Deixar de se adaptar à tecnologia

Escolher a tecnologia certa para a sua empresa nem sempre é simples, mas o tempo gasto para ter certeza do que vai comprar e usar será compensador. Tudo começa com um entendimento fundamental do que você e seus funcionários necessitam para realizar as tarefas da forma mais rápida e eficaz possível. Quanto poder de processamento você realmente precisa? Quais são os recursos mais importantes dos laptops que você está comprando para a sua equipe de vendas? Uma tela sensível ao toque ajudará os funcionários a realizar seu trabalho mais rápido e assim economizar tempo e dinheiro?

Como Brian Roach, presidente e CEO da Evolve Technologies sugere, “Comprar um equipamento é como comprar uma casa.” Isso ocorre porque as compras de produtos tecnológicos são um importante investimento e requer uma análise criteriosa não apenas dos custos, mas também de como os benefícios irão ajudá-lo a maximizar a produtividade. Por exemplo, designers gráficos podem achar que mais poder de processamento, elementos gráficos de alta tecnologia e mesmo telas sensíveis ao toque valem o que custam, enquanto que uma empresa de serviços financeiros pode optar pelo poder de processamento e por um disco rígido maior, mas ignorar os elementos gráficos e a tela sensível ao toque.

Você pode aproveitar os fóruns online e as ferramentas que ajudam a entender as opções disponíveis para que você possa tomar uma decisão fundamentada.

ERRO 5: Desperdiçar tempo com treinamento ineficiente

Possuir a tecnologia certa para a sua empresa é importante, mas se a sua equipe não tiver o treinamento adequado para executar as tarefas rotineiras, a produtividade pode ficar comprometida e os clientes podem não receber o tipo de suporte e serviço que precisam.

E como o treinamento leva certo tempo, pode se tornar uma baixa prioridade. De acordo com um artigo da Tech Republic, “Estima-se que o pessoal de escritório conheça menos de 20% dos recursos disponíveis dos aplicativos que usa. Isso significa que 80% dos recursos que economizam tempo, das funções que reduzem custos permanecem não utilizadas.” Quando um novo funcionário é introduzido na empresa, esse assunto pode ser ampliado, já que há muito para ensinar em um curto espaço de tempo.

O Windows 7 Professional é um sistema operacional intuitivo, fácil de aprender para novos usuários, o que significa que você pode fazer uma transição direta da sua equipe. E com o Gravador de Passos, você pode reduzir o tempo gasto com treinamento de funcionários para executar tarefas diárias. O Gravador de Passos possibilita gravar as interações com programas e aplicativos, anotá-las e salvá-las, e depois compartilhar as informações com os funcionários. Um bom exemplo: Quando Matt Lun, da empresa de recrutamento e seleção Elite Personnel, precisou encontrar uma maneira de mostrar aos funcionários como e onde salvar currículos, ele aproveitou o Gravador de Passos e obteve “uma ferramenta para criar materiais de referência de forma muito rápida”. Em outras palavras, com o Gravador de Passos, seus funcionários obtêm o treinamento que precisam, enquanto você fica livre para manter o foco em seu negócio.

ERRO 6: Ter uma mentalidade ‘instale e esqueça’

Você provavelmente leva seu carro para fazer ajustes e trocas regulares de óleo, mas você lida com a sua tecnologia com o mesmo tipo de manutenção de rotina? Mesmo as mais poderosas tecnologias precisam de atenção contínua para garantir o máximo desempenho — e são necessários apenas poucos minutos de manutenção para manter seus sistemas funcionando sem problemas.

Para evitar os atrasos inevitáveis do sistema que ocorrem como resultado de ignorar ou evitar as atualizações do computador, é melhor executar semanalmente atualizações do sistema e antivírus (use este link para verificar se o seu computador é adequado para uma atualização do Windows), crie pontos de restauração e faça backup regularmente de seus documentos. É também uma boa ideia limpar o cache do seu navegador, excluir mensagens de email antigas e executar o Desfragmentador de Disco e a Limpeza de Disco todos os meses para aumentar o desempenho do seu computador.

ERRO 7: Hesitar para pedir ajuda

Há muitos problemas de TI que você pode resolver sozinho de forma bastante rápida. Mas algumas situações, como otimizar a compra das principais tecnologias ou o reparo de equipamento defeituoso, podem requerem mais tempo — e energia — do que você pode prever. Assim, como você pode determinar o momento certo para recorrer ao suporte profissional de TI?

Quando a correção de um problema de TI parecer que irá demorar mais tempo do que você gostaria — ou se você simplesmente quer ter certeza de que os sistemas estão sendo configurados ou reparados da maneira certa desde o início — é uma boa hora para pedir ajuda. A erradicação de vírus e spyware de computadores infectados, por exemplo, pode ser uma tarefa mais apropriada para profissionais.

Se você está enfrentando um desafio tecnológico complexo, um consultor profissional pode ajudá-lo a economizar minutos, horas, ou mesmo dias. Isso porque um profissional qualificado de TI é especialista em identificar e solucionar questões complexas rapidamente, pode determinar os investimentos apropriados em hardware e software para a sua organização e inserir serviços pró-ativos de monitoramento e manutenção no local para minimizar ou eliminar o tempo de inatividade.

ERRO 8: Usar vários fornecedores e sistemas operacionais

De acordo com a IDC (International Data Corporation), 36% das empresas sobreviventes contam com dois ou mais sistemas operacionais — o que requer muito trabalho para gerenciá-los.  A empresa de pesquisa indica que aqueles que padronizam não apenas os sistemas operacionais como também o hardware e o software possuem “os mais altos níveis de retorno sobre o investimento” e menos custos associados a treinamento, implantação de atualizações e gerenciamento de sistemas.

Até certo ponto, isso se deve ao fato de que a resolução de problemas em sistemas diferentes  requer mais investigação sobre cada problema. E se você precisar substituir componentes de hardware terá de localizar as notas de compra para determinar quais peças cada sistema necessita — e isso, evidentemente, toma um tempo que você poderia gastar melhor conduzindo o seu negócio.

Isso não significa que você precisa atualizar todo o seu sistema de hardware e software de uma vez, mas quando for realmente atualizar seus computadores, “certifique-se de comprar apenas computadores de classe executiva, e sempre do mesmo modelo”, afirma o guru de suporte de TI, Michael Cooch. É também prudente usar o mesmo sistema operacional e os mesmos pacotes de aplicativos em todos os seus computadores, de forma que todos os funcionários tenham acesso ao mesmo conjunto de ferramentas. Assim, se qualquer problema surgir, você poderá solucioná-lo de uma só vez — e aproveitar as ferramentas do Windows 7 Professional, como o Gravador de Passos, para gravar, anotar e salvar os passos para uma resolução mais rápida no futuro.

ERRO 9: Adiar a substituição do hardware

A tecnologia, assim como todas as outras coisas, possui um ciclo de vida determinado.  E é por esse motivo que, como um relatório indica, “Os contadores geralmente amortizam os computadores depois de três ou quatro anos.” Depois disso, o hardware está propenso a falhas — e adiar a substituição do hardware pode realmente acabar custando mais do que a compra de um novo equipamento.

Darin Stahl, analista do grupo Info-Tech Research, sugere que adiar as atualizações tecnológicas pode parecer uma escolha prudente, mas que “realmente está tendo um custo para você.” Considere a pesquisa conduzida pela Tech Aisle, que indica que o custo de manutenção de computadores novos pode ser até 150% menor que o de computadores mais antigos — ainda que 40%dos computadores das pequenas empresas tenham mais de três anos de uso.

Com o software mais moderno sendo executado no hardware mais recente, você irá se beneficiar da maior velocidade de processamento e da operação mais tranquila — que resultam em mais tempo, flexibilidade e produtividade para a sua organização.

ERRO 10: A falta de um plano de emergência

O que aconteceria à sua empresa se você perdesse os arquivos de contas a receber, ou se a lista de contatos fosse destruída? Um contratempo tecnológico arruinaria para sempre o seu negócio?

A falta de planejamento é citada como uma das principais razões da falência de uma pequena empresa, de acordo com a SBA e a SCORE. E isso inclui tanto a preparação para um desastre — como o planejamento para a recuperação e o crescimento. É por esse motivo que é importante saber quais perdas seriam mais prejudiciais às suas atividades, já que o conhecimento de suas vulnerabilidades pode ajudá-lo a se preparar para eventos inesperados — e potencialmente devastadores. Isso engloba não apenas fazer backup dos arquivos e usar sistemas antimalware, como o Windows Defender, mas também determinar quais sistemas são totalmente críticos para a sua empresa — e planejar o que você fará se os sistemas forem negativamente afetados, ou quais tecnologias você pretende integrar à sua infraestrutura atual para fornecer suporte à expansão contínua da sua empresa.

Algumas formas de gerenciar riscos incluem o armazenamento de um segundo conjunto de informações vitais — incluindo documentos, folhas de contatos e listas de ativos — em um segundo local externo, e você pode usar o recurso Backup Avançado e Restaurar Versões Anteriores do Windows 7 Professional para ajudá-lo a salvar dados críticos em uma unidade externa e recapturar dados que tenham sido involuntariamente excluídos ou modificados.